SV Eureka

SV Eureka

Study Association Humanities Honours Programme Utrecht

Geld aanvragen bij het HHP

Geld aanvragen bij het HHP gaat in een paar stappen:

1. Eerst stuur je een formulier naar Judith Lavrijssen ((programmacoördinator van het HHP) met daarin je verwachte uitgaven. Judith keurt deze begroting daarna (hopelijk) goed, eventueel met wat aanpassingen. 

2. Vervolgens dien je het declaratieformulier van de Universiteit Utrecht in. Op deze manier krijg je het geld wat je hebt voorgeschoten terug. 

Hieronder worden deze stappen uitgelegd. 

Een formulier naar Judith Lavrijssen sturen.

Klik hier voor het formulier. Het formulier vraagt eerst om algemene informatie over de activiteit. Vul deze velden in, en kruis/klik aan. Onderaan het document wordt er om een begroting gevraagd. Daar vul je alle benodigde informatie voor in, inclusief een begroting in een Excelbestand (alleen bij grote aanvragen, kleinere kunnen in het worddocument). Die begroting hoeft niet ingewikkeld te zijn; er moet enkel duidelijk gemaakt worden welke kosten je maakt waarvoor, voeg dus een korte uitleg van je activiteit toe, met daarin waarom je welke kosten maakt en leg uit waarom deze activiteit relevant is.

Declaratieformulier invullen van de UU.

Nadat Judith je aanvraag heeft goedgekeurd, kun je het geld declareren bij de universiteit. Hiervoor moet je het formulier invullen, dat je here vindt. Een uitleg van de velden:

Hier vul je je persoonsgegevens in. Bij ‘E-mail address declarant vul je je eigen mail in. Bij ‘E-mail address contact person vul je de contactpersoon binnen het ASC in. Dit is voor ons Linda van Ouwerkerk (l.b.vanouwerkerk@uu.nl).

Dan rechtsboven:

Hier vul je de bankgegevens in van degene die het bedrag heeft voorgeschoten. Bij ‘In the name of:’ vul je de naam van de rekeninghouder in (vaak te vinden in je bankieren-app). Daarnaast vul je de IBAN in van de rekening.

Dan het onderste deel:

Dit kan je zien als een soort excel-bestand. Hierin splits je je uitgaven op (mits dat kan). Onder ‘description of costs’ kun je een korte beschrijving van de kosten invullen, bijvoorbeeld ‘cadeaus spreker’. Dan kun je bij ‘expense type specification’ kiezen uit verschillende typen uitgaven, o.a. ‘Guest Speaker’ of ‘Kilometer allowance’. Kies de categorie die het meeste bij je uitgave(onderdeel) past. Dan vul je bij ‘WBS element’ in: GW.000487.1.1

Maak een aparte rij aan voor ieder afzonderlijk deel van je uitgaven. Onder ‘remarks’ vermeld je dingen die je het waard lijken te vermelden.

Klik vervolgens op ‘Attachments’ boven dit stuk. Hier voeg je de bonnetjes en facturen toe.

Klik op ‘select’ om een bestand van je computer te kiezen. Klik vervolgens op ‘upload’ om het bestand bij te voegen.

Na het insturen van dit document krijg je van de universiteit de vergoeding die je is toegezegd. Reken erop dat dit wel even kan duren.

Mocht het HHP geen geld beschikbaar hebben, of als een niet toereikend bedrag is toegekend voor je activiteit, dan kan je ook SV Eureka contacteren voor een financiële bijdrage. Wij hebben ook een bedrag inbegroot voor activiteiten van honoursstudenten en kunnen je helpen met aanvragen van geld bij andere fondsen. Stuur daarvoor een mail naar bestuur@sveureka.nl.

Heb je nog vragen over het indienen van jouw aanvraag en/of declaratie, stuur dan een e-mail naar bestuur@sveureka.nl of spreek iemand van het bestuur aan.